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【業種別】会社携帯のルール|管理者が知っておくべき6つのポイント

2022.02.01

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現在、新型コロナウイルス感染症などの影響で「会社携帯」の需要が増えています。
そこで、会社携帯の導入にあたって「ルール」は策定していますか?

会社携帯を導入すれば、業務効率化やコスト削減などのメリットが期待できます。
しかし、会社携帯の利用ルールを策定していないと、セキュリティ事故の発生などさまざまなデメリットが生じるのです。

といっても、会社携帯のルール策定にあたって、「絶対にルールは必要なの?」「どんなルールを策定すればいいの?」など、ルールに対して疑問がある方もいるでしょう。

本記事では、会社携帯導入で「ルール」が必要な理由と、ルール策定のポイントを分かりやすくご紹介します。

1. 会社携帯利用で「ルール」が必要な理由

会社携帯の導入に合わせて「ルール」が必要な理由は、会社携帯の「私的利用」を防ぐためです。

近年は新型コロナウイルス感染症の影響が大きいものの、会社携帯の普及率は年々増加しています。

会社携帯を社員に支給すれば、BYOD(個人デバイスの業務利用)導入よりも通信コストが抑えられる。
さらに、便利なアプリ・クラウドサービス・コミュニケーションツールを利用すれば、業務効率化や社員満足度の向上も期待できます。

しかし、会社携帯導入にあたってどの企業でも問題になるのが、会社携帯の私物化による「私的利用」です。
コンプライアンス意識が低い社員が、会社携帯を私物化してプライベート利用すれば、さまざまなデメリットが生じて会社に多大な損害を与える危険があります。

2. 会社携帯のルールがないときの2つのリスク

会社携帯導入で最大限にメリットを得るためには、やはりルールは必要。
かりに会社携帯のルールを策定しておらず、社員が好き勝手に私的利用した場合、以下の2つのリスクが高まる可能性があります。

2-1. 情報漏えいなどのセキュリティ事故

会社携帯の私的利用でもっとも危険なのが、情報漏えいなどのセキュリティ事故の発生です。

現在インターネットサービスの拡大で、さまざまなサイバー攻撃が横行しています。
社員が会社携帯の私的利用で以下のような操作をした場合、ウイルス感染・アカウントの乗っ取り・情報漏えいや破壊など、重大なセキュリティ事故が発生する危険があるのです。

【重大なセキャリティ事故の発生が懸念される私的利用】
・業務に不必要なアプリのインストール
・ウイルス感染の危険があるWEBサイトの閲覧(アダルト系・出会い系サイト)
・不用意なメールおよび添付ファイルの開封
・不必要なSNSへの書き込み

2-2. 通信コストの増加

社員が会社携帯を私的利用すれば、通常業務分に通信費がプラスされるので、結果的に通信コストの増加が考えられます。
それは私的利用する社員が多くなるほど、会社負担も大きくなるでしょう。

とくにインターネット通信のパケット消費が利用可能データ量を超えると、1GB:1,100円(税込)で制限速度解除が必要になるなど、無駄な通信費が発生してしまいます。

通話は「かけ放題オプション」に加入すれば一定の支払いに抑えられますが、インターネット利用に関してはデータ制限を設けるなどの対策が必要です。

3. 会社携帯のルールを策定する全般的なポイントを解説

会社携帯のルール策定の重要性は認識できても、「どんなルールを策定すればいいのか?」困っている方もいるのではないでしょうか?

そこで本項では、会社携帯のルール策定で定めておきたい全般的なポイントをご紹介します。
ただし、ご紹介する内容はあくまで参考例なので、オフィス環境や業務内容に適した項目の策定が重要です。

3-1. ①会社携帯利用の遵守事項

ルールの冒頭に定めておきたいのが、会社携帯利用の遵守事項です。
内容は、私的利用に関する項目のほか、基本的な使い方や公共の場所での利用モラルなどを策定します。

【会社携帯利用における遵守事項(参考例)】
・社用携帯電話の私的利用は厳禁とする。
・社用携帯電話は責任を持って管理し、慎重かつ丁寧に扱うこと。
・もし破損・故障したときは、担当部署まで直ちに報告すること。
・自動車の運転中は、通話・インターネット利用ともに厳禁とする。
・病院および航空機内での社用携帯電話の利用は厳禁とする。
電車・バスなど公共の場所では、周囲の状況に十分配慮して利用すること。
・社用携帯電話は、無断で他人に貸さないこと。

3-2. ➁定期的な利用状況の確認

私的利用を防ぐための対策として、定期的に利用状況を確認する旨の項目を策定します。
合わせて、私的利用が発覚したときの罰則を設けると効果的です。

【定期的な利用状況の確認(参考例)】
・会社は定期的に、社用携帯電話の利用状況および通話記録を、加入電話会社に照会する。
・前項において、明らかに私的利用だと認められた場合は、当該私用部分の料金を利用者から徴収する。

利用状況は大手携帯キャリアの管理サービスを利用すれば簡単に確認できます。
・ドコモ|ご利用料金管理サービス
・au|Bross.
・ソフトバンク|法人コンシェルサイト

3-3. ③セキュリティ対策

会社携帯の利用でもっとも重視したい、セキュリティ対策ルールを策定します。
インターネット利用に関わる明確な基準を策定し、サイバー攻撃の被害を防がなければなりません。

【セキュリティ対策(参考例)】
・インターネット接続する際はセキュリティに万全の配慮を行うこと。
・業務に不必要なアプリ・ソフトのインストールは厳禁とする。
・電話番号・メールアドレス・IDなどは会社の守秘義務のある情報であり、取り扱いおよび管理は厳重に行うこと。
・送信者不明の電子メールは、開封せずに削除すること。
・開封した際は、添付ファイルの名称・拡張子などを確認して、必要に応じてウイルスチェックを行うこと。

3-4. ➃返還および利用の中止

会社携帯を利用する目的がなくなったときは返還。
私的利用などルールに違反する行為が発覚したときは利用を中止する旨の項目を策定します。

【返還および利用の中止(参考例)】
・社用携帯電話を利用する目的がなくなった場合は、直ちに会社に返還すること。
・本規定に反する利用が認められたときは、利用を中止しなければならない。

3-5. ➄罰則および損害賠償

私的利用で、情報漏えいなど重大なセキュリティ事故が発生したときの罰則規定です。
ルール遵守を求めるうえで、罰則規定は重要な役割があります。

【罰則および損害賠償(参考例)】
・明らかに私的な利用による故意または重大な過失によって、社用携帯電話を紛失または破損、機密情報の漏えいなどが発生した場合、利用者に対して会社として損害価額相当分の賠償を求めることがある。

3-6. 管理者側の定期チェックも重要!

会社携帯のルールを策定すれば終わりではなく、そのルールが守られているか、管理者側の定期的なチェックが重要。

先程ご紹介した利用状況のチェックも有効ですが、会社携帯の管理におすすめなのが「MDM」です。
MDMとは「Mobile Device Management」の略称で、モバイル端末の一元管理および監視ができるサービス・ソフトウェアになります。

MDMを活用すれば、端末ごとの利用状況の把握が可能。
さらに、端末を紛失したときの遠隔ロックやデータ消去ができるほか、機能設定やアプリ・ソフトの利用制限までできます。

4. 【業種別】会社携帯のルール策定ポイント

ここまで全般的な会社携帯のルール策定のポイントをご紹介しましたが、業種ごとの特徴に合わせたルールも必要です。
業種によって業務内容はまったく異なるので、その業種で必要なルール策定が求められます。

4-1. 製造業

製造業は原材料を加工して製品を生産・提供する産業ですが、企業ごとの「知的財産」の管理が重要になります。

知的財産が外部に漏えいすれば多大な損害を招くため、とくに情報セキュリティに関するルール策定が重要。
電子メールの取り扱いや情報のやり取りに関わるポイントを策定すると効果的です。

4-2. サービス業

サービス業は顧客に対してサービスを提供する業種ですが、基本的に「人」を相手にするため、顧客などの個人情報管理が求められます。

そのため、サービス業はとくに個人情報の管理に対するルール策定が重要。
業務上知り得た情報をSNSに投稿しないなど、基本的な情報セキュリティに関する禁止事項を策定します。

4-3. 建設業

建設業は建設工事だけでなく、建設業法上の分類では29種類の業種があります。
基本は「建物を建てる」仕事ですが、図面・工事写真・顧客や工事関係者の個人情報など膨大な情報を取り扱っています。

その関係で、建設業でも情報セキュリティに関するルール策定が重要。
メール・インターネットに関わるセキュリティ対策のほか、SNSへの投稿に関する項目の策定も必要になるでしょう。

4-4. 運送業

運送業は個人・法人から送料(手数料)を受け取って、目的地まで荷物・人を運ぶ業種です。

基本は「自動車・トラック」で運送するため、利用モラルに関するルールが重要。
とくに「ながら運転」は事故を起こす危険があるため、運転中の利用モラルをルールとして策定する必要があります。

また、運送業は外での仕事が多いため、勤務時間帯に限り必要に応じてGPS(位置情報サービス)を利用する旨を策定している会社もあります。

まとめ

会社携帯を導入すれば業務効率化などさまざまなメリットが得られますが、「ルール」の策定が重要です。

ルールが必要な理由は、会社携帯の「私的利用」を防ぐため。
ルールを策定していないと、セキュリティ事故などの発生を招き、会社に多大な損害を与える危険があります。

その会社携帯の利用ルールの全般的なポイントとして、以下の5つの項目が挙げられます。
①会社携帯利用の遵守事項
➁定期的な利用状況の確認
③セキュリティ対策
➃返還および利用の中止
➄罰則および損害賠償

上記の項目とは別に、業務内容や環境に合わせたルールを策定すると効果的です。
会社携帯導入で得られるメリットは大きいので、会社に適したルールを策定して安全かつ効果的に運用していきましょう。

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