オフィスで「BYOD」を導入していますか？

BYODとは、個人所有のスマホやパソコンなどのデバイスを業務で活用すること。
新型コロナウイルス感染症の影響で、近年導入する企業が増加しているほか、学校など教育現場でも導入が進められています。

BYODの導入でさまざまなメリットが得られる一方で、セキュリティなどのデメリットが心配な方が多いのではないでしょうか？

この記事では、企業でBYODを導入するメリット・デメリットの説明とともに、安全に運用する方法もご紹介します。

1.　BYODとは？

BYODとは「Bring Your Own Device（個人所有のデバイスを持参する）」の略称。
社員が個人で所有するデバイス（パソコン・スマホ・タブレット）を業務に活用することを指します。

業務に使用するパソコンなどのデバイスは、以前は会社保有のものを利用するのが普通でした。

しかし現在は、誰でも気軽にパソコンやスマホ・タブレットが所有できる時代。
そしてインターネット接続できる環境が整っていれば、個人のデバイスでも業務は可能です。

さらに、近年は業務に「クラウドサービス」を利用するケースが増えたことも、BYODが注目される理由になっています。

1-1.　企業でのBYODの普及率は10.5%

BYODは多くの企業が注目していますが、実は日本での普及率は「10.5%」。
ほかの先進国の普及率は、以下の通りそれほど高い数値ではないものの、諸外国と比べても日本の普及率は低いのです。
・アメリカ：23.3％
・イギリス：27.8％
・ドイツ：23.8％
参照：総務省｜情報通信白書　平成30年版：ICTによる生産性向上方策と効果

「なぜ日本はBYODの普及率が低いの？」と疑問を感じますが、セキュリティリスクを懸念してBYODを許可しない企業が多いのが実情です。

1-2.　学校教育でも「BYOD」が広がっている

BYODは企業でのビジネス活用が一般的でしたが、最近は学校・大学など教育の現場でも取り入れられています。
教員個人が所有するデバイスを活用するほか、各家庭のデバイスを活用するケースが増えています。

学校・教育の現場でBYODが広がった大きな理由は、「新型コロナウイルス感染症」の感染防止対策。

緊急事態宣言による休校要請で「学校に行けない」状況が長期的に続きました。
そこで多くの学校で導入されたのが、オンラインで授業をおこなう「リモート授業」。

とくに各家庭で所有するデバイスを活用するBYODが進められ、現在でも全国の学校・大学でリモート授業が取り入れられています。

2.　企業でBYODを導入するメリット

BYODの日本での普及率は低いですが、企業でBYODを導入すればさまざまなメリットが得られます。
ここではBYODで得られる全般的なメリットを３つご紹介します。

2-1.　設備投資費の削減

BYODは社員個人のデバイスを活用するので、会社側はパソコンや社用携帯などの設備投資費の削減が可能。

パソコンなどのデバイスを社員の人数分用意しようとすれば、膨大な費用が必要になります。
それがBYODを導入すれば、デバイス購入に関わる設備投資を必要最低限の費用に抑えられるのです。

また、新型コロナ感染防止対策の一環で「テレワーク」を推進する企業が増えましたが、BYODを許可すればスムーズな対応が可能になります。

2-2.　業務効率の向上

BYODを導入すれば、業務効率の向上が期待できます。

例えば会社でパソコンを用意するとき、一律で同じメーカー・機種・ソフトのパソコンを購入する傾向が強いです。
パソコンの操作性は大きく変わらないものの、機能面を一から覚える必要があります。

しかしBYODを導入すれば、社員は使い慣れたパソコンの利用が可能。
一から操作方法を覚える必要がなくなるので、業務に関わる時間短縮および業務効率化が期待できるのです。

また、自分の好きなデバイスが利用できれば、社員満足度の向上も期待できます。

2-3.　「シャドーIT」の抑制

BYODの導入で「シャドーIT」が防止できます。

「シャドーIT」とは、社員が個人所有のデバイスを会社の許可を取らずに勝手に利用する行為です。
「勝手BYOD」と呼ばれ、情報漏えいなど重大なセキュリティ事故が発生する可能性があります。

具体的には、メールの誤送信やウイルス感染によるアカウント乗っ取りなどのセキュリティ被害が懸念され、実際に重大な情報漏えい事故が発生しているのです。
参考：データクレシス｜岡山大学病院 患者約270人分の個人情報が漏えい　「シャドーIT」がもたらす情報流出のリスク

そこで、会社としてBYODを導入して明確なルールおよび罰則規定を整備すれば、シャドーITによるセキュリティリスクが抑制できます。

3.　BYOD導入のデメリット

企業として社員のBYODを許可すれば、コスト削減や業務効率化が期待できますが、デメリット面には注意が必要です。

3-1.　セキュリティリスクの増加

BYODの導入で最も注意したいのが、セキュリティ事故の発生です。
個人所有のデバイスは、通信環境を含めてセキュリティ対策が甘く、サイバー攻撃によって情報が盗まれる危険があります。

最近はSNSや通販などインターネットサービスの利用が一般化しているので、セキュリティ被害を受ける危険性が高まっているのです。

3-2.　公私の線引きの難しさ

BYODは個人のデバイスを利用するため、どこまでの範囲で業務活用していいのか、公私の線引きが難しくなります。
個人のパソコンやスマホを業務活用する場合、以下のような疑問を抱く方は少なくないでしょう。

・どこまで業務用のソフトやアプリを自分の端末にインストールすればいいのか？
・勤務時間外や休日に着信する仕事関係の電話は拒否していいのか？
・プライベートな時間に仕事をすれば残業になるのか？

また、公私の線引きがあいまいな状態が続けば、ストレスを感じる社員が増える恐れもあります。

4.　企業でBYODを安全に運用する方法

企業としてBYODを許可する場合、メリットを最大限に得ながら、セキュリティリスクや社員のストレスの発生を最小限に抑制する必要があります。

ここでは企業でBYODを導入するとき、安全かつ効率的に運用する方法を３つご紹介します。

4-1.　BYODのルール（規定）の整備

BYODの導入に合わせて整備していく必要があるのが、「ルール（規定）」です。

とくに「情報」の取り扱いに対して明確なルールを設定する必要があります。
その際、プライベート利用で発生したセキュリティ事故への賠償など、罰則規定を盛り込むのも効果的です。

例えば、セキュリティに関しては以下のような項目を設定します。

・セキャリティ対策ソフトを適切に導入し、定期的にアップデートを行う。
・会社の機密情報は端末に保存せず消去する。
・業務利用する端末は、家族や友人など第三者に利用させない。
・紛失や盗難に備えて、ロック機能を設定する。
・故意または重大な過失によって、機密情報の漏えいなどが発生した場合、会社は該当者に対して損害価額相当分の賠償を求める。

あくまで参考例ですが、BYODに対して明確なルール（規定）を示して周知すれば、重大なセキュリティ事故は防げるでしょう。

4-2.　クラウドPBX（クラウド型ビジネスフォン）の活用

BYODを安全に運用したい方は「クラウドPBX」の活用がおすすめです。
クラウドPBXとは、インターネット上のサーバーにビジネスフォンのPBX（主装置）の機能を持たせて管理・制御するクラウド型サービスになります。

※PBX（主装置）とは内線と外線の発着信を制御する電話交換機のこと。

クラウドPBXは個人所有のパソコン・スマホでも利用可能。
利用するスマホに専用アプリをインストールすれば、外出先からオフィスとの内線通話や代表番号で外線の発着信ができます。

クラウドPBXは専用アプリを起動して利用するので、公私の線引きも簡単。
さらにBYODで問題になるセキュリティ対策も安心です。

ほとんどのクラウドPBXは、セキュリティ対策が厳重なデータセンターにPBX機能を構築しています。

データセンターにはプロのIT専門家が常駐し、24時間体制で不正なプログラムを監視しているのです。
そのため安全性は非常に高く、これまで大規模なセキュリティ被害は報告されていません。

このようにオフィスのBYODにクラウドPBXを活用すれば、BYODのデメリットがすべて解消できます。

4-3.　MDM（モバイルデバイス管理）の活用

BYODの安全な運用には、クラウドPBXとともに「MDM」の活用もおすすめです。

MDMとは「Mobile Device Management（モバイルデバイスマネジネント）」の略称。
モバイル端末を一元的に管理・監視できるサービス・ソフトウェアの総称です。

BYODに合わせてMDMを導入すれば、以下の機能を使って複数端末の一元管理ができるようになります。

・端末ごとの利用状況の把握
・端末を紛失したとき遠隔ロックやデータ消去が可能
・アプリやソフトの利用制限
・機能設定の一元管理

ただし、BYODは個人のデバイスを活用します。
MDMを活用して社員の個人情報を勝手に閲覧した場合、プライバシー侵害で損害賠償が請求される可能性もありますので、会社としてのルール作りも重要です。

まとめ

BYODとは、社員が個人で所有するデバイス（パソコン・スマホ・タブレット）を業務に活用すること。
現在は企業だけでなく、新型コロナウイルス感染症の影響で学校・教育の場でも導入が進んでいます。

企業でBYODを導入すれば
・コスト削減
・業務効率化
・シャドーITの抑制
などのメリットが得られますが、重大なセキュリティ被害の発生率が増加する危険があります。

そのため、BYODを安全に運用するためにはルール（規定）の整備が重要。
さらに「クラウドPBX」や「MDM」を活用すれば、BYOD導入で懸念されるセキュリティ面のリスクが解消できます。

企業としてBYODを導入すれば得られるメリットは大きいので、安全かつ効率的に運用していきましょう。

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