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社用携帯導入の3つのメリット!利用ルール設定のポイントも解説

2021.12.29

現在、社会情勢の変化に合わせて働き方も多様化し、社用携帯を導入する企業が増えています。
しかし、「自分のオフィスでも社用携帯を導入しよう!」と考えるとき、以下のような疑問を抱く方もいるのではないでしょうか?

「社用携帯を導入するメリットは?デメリットはないの?」
「社用携帯の契約って手続きが面倒?必要な書類は?」

そこでこの記事では、社用携帯導入のメリット・デメリットとともに、注意点や必要な書類などをまとめてご紹介します。
社用携帯の導入で業務効率化・通信コスト削減など大きなメリットが得られるので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

1. 社用携帯を導入する企業が増えている

今や携帯電話は一人一台の時代ですが、個人だけでなく企業でも社用携帯の導入が増えているのです。
MM総研が2015年に実施したアンケート調査では以下のような結果がでています。

【社用携帯(ケータイ・PHS・スマートフォン)を従業員や役員などへ配布しているか?】
・配布している:72.6%
・配布していない:27.4%
参照:MM総研|法人ユーザーにおける携帯電話/スマートデバイスの導入配布状況・ニーズに関する調査(2015年度版)

そして「配布している」と回答した企業の多くが導入しているのが「スマートフォン」です。
今でもケータイを導入する企業は多いものの、スマートフォンの普及率は年々増加しています。

上記はあくまで2015年の調査結果なので、現在は新型コロナウイルス感染症の影響などで、さらに社用携帯の普及率は増加しているでしょう。

2. 社用携帯を導入する3大メリット

誰もがケータイ・スマホを持っている時代に、なぜ社用携帯を導入する必要があるのか疑問を抱く方は少なくないでしょう。
社用携帯を導入するとき、デメリット面はありますが、得られるメリットの方が大きいからこそ導入する企業が増えているのです。

ここでは、社用携帯の導入で得られる3つの大きなメリットをご紹介します。

2-1. 業務効率の向上

社用携帯にスマホを導入すれば、業務に活用できる便利なアプリが利用可能。
さらに、DropboxやGoogle Driveなどのクラウドストレージを利用すれば、情報共有も容易に実現できます。

ほかにも、ChatWorkなどのコミュニケーションツールを活用すれば、社員同士や顧客とも気軽にコミュニケーションが取れるように。

今では無料で利用できるアプリやクラウドサービスが多いので、上手に活用すれば業務効率化が図れるとともに、新たな顧客やパートナーと出会えるチャンスが生まれます。

また、社用携帯を導入すれば通信費の支払いも一元管理できるので、経理処理の簡素化も可能です。

2-2. 通信コストの削減

社用携帯を導入すれば、通信コストは当然発生します。

しかし、基本的に社用携帯は各携帯キャリアの法人プランおよび割引プランが適用できます。
個人契約と比べると、料金プランを含めて大幅に通信コストが削減できるのです。

また、法人契約でも「かけ放題プラン」が利用できるほか、データ量シェアなどのサービスを環境に合わせて上手に活用すれば、効率的な通信コストの削減が実現できます。

2-3. セキュリティ対策の強化

社用携帯を利用するとき、顧客や自社社員の電話番号などさまざまな情報を保管するため、厳重なセキュリティ対策が求められます。

そこで、社用携帯はセキュリティ対策の強化が可能です。
Android・iOS専用のセキュリティアプリを利用するほか、携帯キャリアが提供する以下のセキュリティ対策サービスを併用すれば、さらにセキュリティ対策が強化できます。

【携帯キャリアのセキュリティ対策サービス】
・ドコモ:あんしんマネージャー|250円/回線/月
・au:KDDI Smart Mobile Safety Manager|300円/回線/月
・ソフトバンク:スマートフォン・iPhone法人基本パック|450円/回線/月

3. 社用携帯を導入するデメリットは?

社用携帯を導入するとき得られるメリットは大きいですが、デメリットもあります。
それほど重大なポイントではないものの、安心して利用するためにはデメリットへの理解も大切です。

3-1. 持ち物が増える(二台持ちになる)

社員に社用携帯を貸与するとき、社員が携帯電話を持っていれば二台持ちになるため、外出時の持ちモノが増えてしまいます。
持ち運びやプライベートと仕事の使い分けが面倒なのはもちろん、置き忘れなどで紛失すれば、情報漏えいのリスクが高まるでしょう。

また、社用携帯を自宅に持ち帰った場合、時間外や休日に仕事関係の電話が鳴るなど、ストレスを感じる社員が増えるかもしれません。

3-2. 導入コストと通信費の負担

会社として社用携帯を導入すれば、もちろん初期費用は必要。
端末の購入費や契約事務手数料(3,300円/回線)など、導入する台数に応じて費用がかかります。

ただし端末の購入に関しては、販売代理店のキャンペーンを活用すれば最安0円での購入も可能です。

そして、月々の通信費も忘れてはいけません。
しかし、法人契約プランは個人契約プランよりも月額料金が安く設定されているので「かけ放題プラン」などを上手に活用すれば、通信費の支払いを抑えられます。

3-3. 私的利用によるセキュリティリスク

社用携帯を貸与するとき、とくに問題になるのが社用携帯の「私的利用」です。
コンプライアンス意識が低い社員が、以下のようなプライベートな目的で社用携帯を利用すれば、重大なセキュリティ事故が発生する危険があります。

【セキュリティ事故の危険があるプライベート利用】
・業務に不必要なアプリのインストール
・ウイルス感染の危険があるWEBサイトの閲覧
・不用意なメール・添付ファイルの開封

また社用携帯をプライベート目的で利用した場合、本来の業務利用分に通話料金やインターネット通信料がプラスされ、通信コストの増加につながります。

4. 社用携帯の導入は利用ルールの設定が重要

社用携帯の利用で問題になる私的利用を防ぐためには、利用ルール(規定)の設定が重要です。
社員のコンプライアンス意識の高さで違いはありますが、社用携帯の利用ルールを明確に設定すれば、私的利用などの問題行為が防げます。

合わせて社用携帯の取り扱い方を明確に示しておけば、セキュリティ対策にもつながるので安全な運用が可能です。

4-1. 社用携帯の利用ルール(規定)を決めるときのポイント

社用携帯の利用ルール(規定)は、オフィスの業務内容や環境で設定する項目は異なります。
ここでは全般的な利用ルールを決めるときのポイントを4つご紹介します。

【社用携帯の利用ルール(例)】
①会社携帯使用の原則:私的利用の禁止や公共の場での使い方など、最低限のマナーやモラル面について定める
➁利用状況の確認及び罰則:定期的な利用状況の確認および私的利用が発覚したときの罰則を定める
③セキュリティ対策:セキュリティに配慮した使い方(不要アプリのインストールの禁止など)を定める
➃損害賠償:私的利用でセキュリティ被害が発生した場合の罰則規定

この4つのポイントをもとに利用ルールを設定し、社用携帯の貸与に合わせて書面で通知すれば、重大なセキュリティ被害の抑制につながります。

そして、設定した利用ルールが守られているか、経営者側の定期的なチェックも重要です。

5. 社用携帯を契約するときの必要書類

社用携帯を契約するときは、一般的に以下の3種類の書類が必要になります。

①法人確認書類
法人確認書類は、法人であることを証明する書類です。

【法人確認書類】
・印鑑登録証明書:発行手数料 450円
・登記簿謄本(現在(履歴)事項証明書):発行手数料 600円

上記のいずれか1点の書類(発行から3ヶ月以内かつ原本)とともに、「法人の印鑑」が必要になります。

➁申込者の本人確認書類と在籍確認書類
申し込みをする企業担当者の確認書類として、それぞれ以下のいずれか1点の書類が必要です。

【本人確認書類】
・運転免許証
・パスポート
・マイナンバーカード
・健康保険証+補助書類(住民票・公共料金領収証など)

【在籍確認書類】
・名刺
・社員証
・代表者からの委任状

③支払いに関する書類
法人名義の支払いに関する書類です。
【支払いに関する書類】
・預金通帳+金融機関お届け印
・クレジットカード

社用携帯の契約自体に難しい手続きはないですが、上記3種類の書類の準備が必要になります。
その際、法人確認書類は発行から3ヶ月を過ぎた書類は無効になりますので注意しましょう。

また、契約には事務手数料として各携帯キャリア共通で、3,300円/回線の事務手数料がかかります。

まとめ

現在、新型コロナウイルス感染症の影響で「テレワーク」を推進する企業が増え、社用携帯の導入率も増加しています。
誰もがケータイ・スマホを1台は所有する時代ですが、社用携帯を導入すれば、業務効率化・通信コスト削減・セキュリティ対策強化が実現できるのです。

その利用の際、社用携帯の私的利用が問題になりますが、利用ルール(規定)を設定すれば、重大なセキュリティ被害は回避できるでしょう。

社用携帯を導入するとき初期費用や通信費の負担は発生しますが、得られるメリットの方が多いので、迷っている方は前向きに導入を検討してはいかがでしょうか。

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